为保证省部共建纺织新材料与先进加工技术国家重点实验室办公会议以及各项会议的正常进行并取得预期效果，特制订本办法。

第一条按照《省部共建纺织新材料与先进加工技术国家重点实验室制度管理办法》的要求，根据会议的类型，会议要求和议事范围，充分做好会议前筹备工作。包括会议材料的准备，确定参会人员，发出会议通知，准备会议文件和材料等。

第二条会议开始前做好会议签到等工作，每次会议由科研秘书做好会议记录，必要时进行录音、录像、照相。会议记录要求准确、完整。

第三条会后要认真整理会议记录，发布会议的有关信息，对会议重大决策和实验室的最新动态要发布于网上，并将会议材料整理、归档。

第四条对因故不能参加会议者，由科研秘书负责及时通知其阅读会议记录和有关材料、文件。

第五条根据会议的决定（决议），起草有关文件，并负责监督实施，及时将情况反馈给有关领导。

第六条根据实验室发展的需要，会议由实验室分工涉及的主任（副主任）发起召开，共同协调讨论相关事宜。

第七条日常办公会议每周召开一次，集中讨论实验室发展事项；实验室每年需定期召开主任分工会议和年终工作总结；各阶段，随工作内容，要组织会议进行汇报和讨论。